Verohallinto on merkittävä julkishallinnon toimija, jonka toiminta koskettaa niin yksityishenkilöitä kuin yrityksiä. Verohallintoa säännellään ja ohjataan monin eri tavoin. Muun muassa henkilötietolainsäädäntö ja valmiuslaki sekä erilaiset turvallisuuden vaatimusmäärittelyt vaikuttavat sen toimintaan. Yhtenä kansallisen sääntelyn tavoitteena on varmistaa, että organisaatioilla on riittävät valmiudet toimia häiriötilanteissa. Esimerkiksi valmiuslain ja huoltovarmuudesta annettujen säädösten mukaan Verohallinnolla tulee olla kyky toimia myös poikkeusoloissa.
Varautuminen – Koko organisaation yhteinen asia
– Verohallinto on kuin iso tietojenkäsittelylaitos, jossa käsitellään valtavia tietomääriä. Tietojenkäsittelystä syntyvät tietovarannot ovat hyvin mittavia. Verotustietoja käsitellään ja analysoidaan monin eri tavoin ja tietojen pohjalta tehdään jokaista verovelvollista koskevia verotuspäätöksiä. Verotietojen käsittely on jo pitkälle digitalisoitua. Korkean digitalisaatioasteen vuoksi on tärkeää, että osaamme toimia tietojärjestelmien häiriötilanteissa, kertoo Verohallinnossa turvallisuuspäällikkönä työskentelevä Kai Perikangas. Häiriötilanteiden toimintakykyä kehitetään ennen kaikkea harjoittelemalla, hän jatkaa.
Verohallinnon turvallisuus- ja riskienhallintayksikkö ohjaa organisaation varautumistoimia. Perikangas kuitenkin painottaa, että Verohallinnossa poikkeustilanteisiin varautuminen on koko organisaation yhteinen asia. Organisaation yksiköistä muodostuu verkottunut kokonaisuus, jonka on kyettävä toimimaan erilaisissa häiriötilanteissa. Häiriötilannejohtamisen on oltava sujuvaa ja sen on tapahduttava ennalta rakennetun suunnitelman mukaisesti. Hyvän suorituskyvyn mahdollistavan osaamisen ja ymmärryksen tulee olla sisäänrakennettuna palveluntuotanto-organisaation ydintoimintoihin ja prosesseihin. Verohallinnossa onkin tehty pitkäjänteistä työtä varautumisen kehittämiseksi jo useiden vuosien ajan. Samalla varautumisen toimintamalleja on mukautettu huomioimaan digitalisoituvan toimintaympäristön vaatimukset entistä paremmin.
Hyvä suunnittelu on tärkeä osa varautumista
Suunnittelu on merkittävä osa varautumistyötä. Suunnitelmiin kirjataan ne toimintamallit ja ohjeet, joiden mukaan toimitaan häiriötilanteissa. Suunniteltujen toimenpiteiden toimivuus ja henkilöstön kyky toimia ohjeiden mukaisesti taasen varmistetaan harjoittelemalla.
– Lähdimme aikanaan etsimään kumppania harjoitustoiminnan kehittämiseen, koska halusimme toteuttaa aiempaa vaikuttavampia ja realistisempia harjoitussisältöjä. Halusimme löytää ratkaisun, jonka avulla voimme elävöittää harjoituksia ja joka olisi sekä kotimainen että tietoturvallinen. Trasim-harjoitusalusta valikoitui meille sopivaksi, kertoo Perikangas.
– Trasimin käytön ja sitä tukevan Instan asiantuntijatuen avulla harjoitustoimintamme on muuttunut. Harjoittelumme on entistä suunnitelmallisempaa ja säännöllisempää. Alusta tukee ja helpottaa harjoitustoiminnan toteuttamista. Meille on jo nyt muodostunut merkittävä ”harjoitusaineistopankki”, jota voimme hyödyntää seuraavia harjoituksia suunniteltaessa, kertoo Perikangas.
Harjoitusalustan avulla lisää potkua harjoitustoimintaan
Yhteistyö Instan kanssa on tuonut harjoitteluun uusia ulottuvuuksia erilaisten näyttävien tehosteiden kuten videomuotoisten syötesisältöjen avulla.
– Verohallinnon ja Instan välinen yhteistyö on toiminut äärettömän hienosti. Instan asiantuntijat ovat omaksuneet viraston toimintamallit nopeasti. He ovat vastanneet tarpeisiimme onnistuneesti sekä harjoitustoiminnan kehittämisessä että yksittäisten harjoitusten toteuttamisessa, toteaa Perikangas.
– Olemme saaneet hyvää tukea harjoitusten suunnitteluun ja niiden sisältöjen tuottamiseen. Erilaiset videomateriaalit tuovat harjoitteluun ihan omanlaisensa lisän. Tapahtumat käytännöllisesti katsoen heräävät eloon ja asioiden hahmottaminen on helpompaa. Näin harjoittelusta saadaan enemmän hyötyä ja tehoja irti, analysoi Perikangas yhteistyötä.
Instan asiakkuus- ja kehitysjohtaja Martti Setälä kuvailee visuaalisen sisällön tuomia etuja: Jos harjoitustilanteen dramaturgia ja toteutus on turhan yksinkertainen ja puiseva, hyväkin harjoitusskenaario voi tuntua harmaalta. Osallistujat eivät osaa eläytyä skenaarion tilanteeseen. Hyvin mietityt, visuaalisesti toteutetut sisällöt saavat harjoitustilanteen tuntumaan todenmukaiselta ja motivoivalta. Harjoittelijat heittäytyvät mukaan ja harjoituksesta tulee kaikille todellinen ja vaikuttava oppimistilanne.
Monipuolisuudella tehoa harjoitteluun
Trasim-harjoitusalusta mahdollistaa harjoitusten toteuttamisen itsenäisesti tai tukeutumalla Instan asiantuntijoiden apuun.
– Yhteistyö Instan kanssa on mahdollistanut monenlaisten harjoitusten läpikäymisen. Verohallinnossa on toteutettu harjoituksia itsenäisesti sekä yhteistyössä Instan asiantuntijoiden kanssa. Olemme toimineet myös siten, että itsenäisesti suoritettuihin harjoituksiin on saatu yksittäisiä sisältöaineistoja Instalta. Monipuolinen harjoitustyökalu helpottaa varautumisen kehittämistyötä ja Insta tarjoaa tukeaan joustavasti erilaisiin tarpeisiimme, toteaa Perikangas.
– Yhteistyömme toimii mainiosti: Meidän ja Instan välillä on säännöllistä yhteydenpitoa. Insta on reagoinut nopeasti kaikkiin palautteisiimme. Harjoitusalustan ja harjoitussisältöjen kehittämiseksi on tehty tiiviistä yhteistyötä. Nälkä kuitenkin kasvaa harjoittelijoilla koko ajan. Siksi haluamme jatkossakin kehittää harjoitustoimintaamme ja toteuttaa yhä realistisempia ja monipuolisempia harjoituksia, toteaa Perikangas.
– Haluamme tukea asiakkaitamme strategisena kumppanina. Olemme pitkäaikainen ja luotettava yhteistyökumppani, joka pystyy tuotteellaan mukautumaan asiakkaan kuin asiakkaan muuttuviin tarpeisiin. Verohallinnon kanssa olemme eläneet menestyksekkäästi tätä tavoitettamme todeksi jo useamman vuoden ajan, sanoo Setälä Instalta.
Kuva: Verohallinto
