Tietosuojakäytäntömme
Insta kunnioittaa yksityisyyttäsi ja henkilökohtaisia tietojasi. Insta noudattaa henkilötietojesi käsittelyssä eurooppalaisia tietosuojaperiaatteita sekä sovellettavaa henkilötietoja koskevaa lainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Insta-konsernissa (myöhemmin Insta) rekisterinpitäjänä toimii se konsernin yhtiöistä, jonka kanssa asioit. Tietosuojakäytäntö on Insta‑konsernin yhteinen.
Osoite: Sarankulmankatu 20, FI-33900 Tampere
Puhelin: +358 20 771 7111
Yhteyshenkilö: Henna Pekkanen, tietosuojavastaava, tietosuoja(at)insta.fi
Tietosuojaselosteet
Asiakastietojen käsittely
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Instan potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito ja asiakasviestintä, palveluiden ja tuotteiden toimittaminen, palveluiden ja tuotteiden kehittäminen, myynti ja markkinointi, asiakaspalvelu ja tuki, sekä tapahtumien, kilpailujen ja arvontojen järjestäminen.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen. Installa on rekisterinpitäjänä oikeutettu etu myydä, toimittaa, kehittää ja markkinoida tuotteita ja palveluita, ylläpitää asiakassuhteita, sekä järjestää tapahtumia, kilpailuja ja arvontoja.
Markkinointiviestintämme voi tietyissä tilanteissa perustua antamaasi suostumukseen. Voit milloin vain peruuttaa antamasi suostumuksen.
Käsiteltävät henkilötiedot
Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Yritys tai organisaatio ja asema
Yrityksen osoitetiedot
Henkilön itse antamat lisätiedot
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, esim. kontaktihistoria, palaute, ostetut palvelut ja tuotteet
Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika
Henkilötiedot on saatu sinulta itseltäsi tai työantajaltasi. Muita henkilötietojen lähteitä ovat kaupparekisteri, Suomen Asiakastieto Oy, työnantajasi verkkosivut, erilaiset tapahtumat ja yhteisöpalveluiden, kuten LinkedIn, julkiset profiilitiedot.
Henkilötietojesi säilytysaika riippuu käyttötarkoituksesta. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen kuhunkin tarkoitukseen.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Insta käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietojasi Instan puolesta sopimuksen ja Instan ohjeiden mukaisesti. Tietoja siirretään myös muille Insta-konserniin kuuluville yhtiöille.
Insta käsittelee henkilötietojasi EU/ETA-alueella. Osa Instan käyttämistä palveluntarjoajista käsittelee tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa noudatetaan EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia.
Rekisteröityjen oikeudet
Jos sinulla on Instan käsittelytoimiin liittyviä kysymyksiä, huolenaiheita tai pyyntöjä, voit olla yhteydessä Instan tietosuojavastaavaan sähköpostitse (tietosuoja(at)insta.fi).
Voit pyytää milloin tahansa Instalta käsiteltävät henkilötietosi. Insta korjaa tai poistaa pyynnöstä mahdolliset puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
Sinulla on uutiskirjeen vastaanottajana mahdollisuus perua uutiskirje kunkin kirjeen lopusta löytyvän ”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe”-valinnan kautta.
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi).
Rekrytointi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työntekijöiden rekrytointi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen. Instan oikeutettuna etuna on avoimien työpaikkojen täyttäminen.
Rekrytointiprosessin yhteydessä Insta voi pyytää sinulta lupaa soveltuvuusarvion toteuttamiseksi sovellettavan lainsäädännön puitteissa.
Käsiteltävät henkilötiedot
nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
työhakemuksessa annetut tiedot, ansioluettelo sekä rekrytointiprosessiin sisältyvät muut tiedot
työnhakijana toimittamasi suositukset tai suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot
mahdollisesti toteutetun työnäytteen tai soveltuvuusarvioinnin tulokset
Tehtävän niin edellyttäessä työnhakijasta voidaan tehdä turvallisuusselvitys, huumausainetesti tai tarkistaa luottotiedot.
Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika
Henkilötietosi on pääsääntöisesti saatu sinulta itseltäsi joko suoraan tai rekrytointipalvelun kautta.
Jos haettavana olevaan tehtävään liittyy luvallasi tehtävä soveltuvuusarviointi, saamme siihen liittyvän tuloksen arvioinnin palveluntarjoajalta.
Insta voi myös antamasi suostumuksen perusteella pyytää tietojasi ilmoittamiltasi suosittelijoilta. Lisäksi Instan nykyiset työntekijät voivat antaa suosituksia mahdollisista työnhakijoista lisäämällä työnhakijan nimen ja yhteystiedot rekrytointipalveluun.
Henkilötietojasi säilytetään 18 kuukautta viimeisen hakemuksen tai tietojen päivityksen jälkeen, jonka jälkeen henkilötietosi poistetaan.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Insta käyttää rekrytoinnin yhteydessä ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietojasi Instan puolesta sopimuksen ja Instan ohjeiden mukaisesti.
Soveltuvuusarviointien yhteydessä yhteystietosi luovutetaan palveluntarjoajalle.
Osa Instan käyttämistä palveluntarjoajista käsittelee tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa noudatetaan EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia.
Rekisteröityjen oikeudet
Jos sinulla on Instan käsittelytoimiin liittyviä kysymyksiä, huolenaiheita tai pyyntöjä, voit olla yhteydessä Instan tietosuojavastaavaan sähköpostitse (tietosuoja(at)insta.fi).
Voit pyytää milloin tahansa Instalta käsiteltävät henkilötietosi. Insta korjaa tai poistaa pyynnöstä mahdolliset puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi).
Vierailu Instan toimitiloissa
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Instan vierailijoiden tunnistaminen, vierailijatietojen hallinnointi, vaitiolositoumusten arkistointi ja kameravalvonta turvallisuuden varmistamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Instan oikeutettujen etujen toteuttaminen. Instan oikeutettuna on Instan vieraiden vastaanottaminen ja turvallisuuden varmistaminen.
Käsiteltävät henkilötiedot
vierailijan nimi ja organisaatio
vierailun isäntä ja ajankohta
tilat, joita vierailu koskee
vaitiolositoumus sisältämät henkilötiedot
kameravalvontaan tallentuu kuva-aineistoa alueella liikkuvista henkilöistä sekä tapahtumien ajankohta ja sijainti, sekä ajoneuvot sisääntuloporteilla
Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika
Henkilötietojen lähteenä on vierailija itse tai vierailun isäntä. Kameravalvonnan tallenteet syntyvät henkilön liikkuessa valvotuilla alueilla.
Vierailusi tiedot säilytetään kaksi (2) vuotta.
Kameravalvonnan tallenteiden säilytysaika on neljä (4) kuukautta, jonka jälkeen tallenteet ylikirjoittuvat automaattisesti.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Insta käyttää aulapalveluiden ja kiinteistön turvapalveluiden toteuttamisessa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietojasi Instan puolesta sopimuksen ja Instan ohjeiden mukaisesti.
Kameravalvonnan tallenteita voidaan luovuttaa viranomaiselle niissä tapauksissa, joissa on tapahtunut tai epäillään tapahtuneen rikos.
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisteröityjen oikeudet
Jos sinulla on Instan käsittelytoimiin liittyviä kysymyksiä, huolenaiheita tai pyyntöjä, voit olla yhteydessä Instan tietosuojavastaavaan sähköpostitse (tietosuoja(at)insta.fi).
Voit pyytää milloin tahansa Instalta käsiteltävät henkilötietosi. Insta korjaa tai poistaa pyynnöstä mahdolliset puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi).
Vierailu Instan verkkosivuilla
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on verkkosivustojen yhteydenottolomakkeen ja chatbotin kautta saatujen yhteydenottojen hallinnointi sekä markkinointiviestinnän toimittaminen uutiskirjeiden tilaajille. Lisäksi osa verkkosivustolla käyttämistämme evästeistä sisältävät henkilötietoja. Evästeiden avulla varmistetaan muun muassa verkkosivustojen oikeanlainen toiminta sekä sen kehittäminen, käyttäjän tekemien valintojen muistaminen sekä mainonnan parempi kohdentaminen.
Henkilötietojen käsittely yhteydenottojen hallinnoimiseksi perustuu Instan oikeutettuun etuun. Instan oikeutettuna etuna on asiakassuhteiden ylläpito ja tehokkaan viestinnän varmistaminen.
Henkilötietojen käsittely markkinointiviestinnän toimittamiseksi uutiskirjeiden osalta perustuu antamaasi suostumukseen. Voit milloin vain peruuttaa antamaasi suostumuksen. Sinulla on uutiskirjeen vastaanottajana mahdollisuus perua uutiskirje kunkin kirjeen lopusta löytyvän ”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe”-valinnan kautta.
Insta pyytää suostumustasi kaikkien sellaisten evästeiden käytölle, jotka eivät ole välttämättömiä verkkosivuston toiminnan kannalta. Välttämättömiin evästeisiin tallennettavien henkilötietojen käsittelyn osalta käsittely perustuu Instan oikeutettuun etuun varmistaa verkkosivustojensa oikeanlainen toiminta. Lue lisää evästeiden käytöstä sekä hallitse evästeisiin liittyvää suostumustasi evästekäytännöistämme.
EvästekäytännötKäsiteltävät henkilötiedot
yhteydenottolomakkeiden tai chatbotin kautta toimittamasi viestit, sekä yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
evästeillä kerättävät henkilötiedot, kuten IP-osoite, maantieteellinen sijainti, käyttämääsi laitteeseen ja selaimeen liittyvät tiedot (kuten käyttöjärjestelmä ja selaintyyppi) sekä verkkosivustolla vierailuun liittyvät tiedot (kuten vieraillut sivut ja istunnon kesto)
Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika
Henkilötiedot on on kerätty verkkosivuvierailusi yhteydessä.
Henkilötietojesi säilytysaika riippuu käyttötarkoituksesta. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen kuhunkin tarkoitukseen.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Insta käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietojasi Instan puolesta sopimuksen ja Instan ohjeiden mukaisesti.
Osa Instan käyttämistä palveluntarjoajista käsittelee tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa noudatetaan EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia.
Rekisteröityjen oikeudet
Jos sinulla on Instan käsittelytoimiin liittyviä kysymyksiä, huolenaiheita tai pyyntöjä, voit olla yhteydessä Instan tietosuojavastaavaan sähköpostitse (tietosuoja(at)insta.fi).
Voit pyytää milloin tahansa Instalta käsiteltävät henkilötietosi. Insta korjaa tai poistaa pyynnöstä mahdolliset puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
Sinulla on uutiskirjeen vastaanottajana mahdollisuus perua uutiskirje kunkin kirjeen lopusta löytyvän ”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe”-valinnan kautta.
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi).
EvästekäytännötWhistleblowing -ilmoituskanava
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun lain (ilmoittajansuojelulaki 1171/2022) mukaisten epäiltyjä rikkomuksia ja väärinkäytöksiä koskevien ilmoitusten vastaanottaminen sekä niiden havaitseminen ja selvittäminen. Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on ilmoituskanavan kautta saatavien muiden kuin ilmoittajansuojelulain mukaisten ilmoitusten vastaanottaminen sekä väärinkäytösten havaitseminen ja selvittäminen. Muut ilmoitukset voivat liittyä esimerkiksi Instan eettisten ohjeiden tai muun ohjeistuksen vastaiseen toimintaan.
Ilmoittajansuojelulain piiriin kuuluvien ilmoitusten osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen. Installa on ilmoittajansuojelulain mukainen lakisääteinen velvoite tarjota ilmoituskanava epäiltyjen rikkomusten ja väärinkäytösepäilyjen ilmoittamista varten sekä toteuttaa ilmoitusten perusteella tarvittavat toimenpiteet tapausten selvittämiseksi.
Muiden kuin ilmoittajansuojelulain mukaisten ilmoitusten osalta käsittely perustuu Instan oikeutettuun etuun saada tietoa yrityksen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä niihin puuttumiseksi.
Käsiteltävät henkilötiedot
Ilmoituskanavassa käsiteltävät henkilötiedot vaihtelevat ilmoituksen luonteen mukaan. Käsiteltävät henkilötiedot voivat sisältää seuraavia henkilötietoja:
Ilmoittajan nimi ja sähköpostiosoite, jos ilmoittaja on antanut ilmoituksella nämä tiedot
Ilmoituksesta ilmenevät ilmoittajaa, epäillyn rikkomuksen tai väärinkäytöksen tekijää sekä muita tapaukseen liittyviä henkilöitä koskevat henkilötiedot
Tapauksen selvittämisen aikana koottavat ja kerättävät henkilötiedot, kuten videotallenteet sekä lokitiedot
Ilmoituksen käsittelijää koskevat tiedot, kuten nimi ja sähköpostiosoite
Ilmoituskanavan lokitietoihin tallentuvat henkilötiedot
Henkilötiedot voivat ilmoituksen luonteen mukaan sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja. Insta käsittelee tällaisia tietoja ainoastaan silloin, kun se on välttämätöntä tapauksen selvittämisen kannalta ja käsittelyyn on tietosuoja-asetuksen mukainen peruste. Ilmoituksia käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia.
Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika
Henkilötietojen lähteenä toimii ensisijaisesti ilmoituksen tekijä. Ilmoituskanava on kaikille avoin ja ilmoitusten tekijänä voi toimia esimerkiksi:
Instan henkilöstö
Instan toimittajat ja alihankkijat
Instan asiakkaat
Muut Instan sidosryhmät
Lisäksi Insta voi kerätä tapauksen selvityksen aikana tietoja myös muista lähteistä, kuten videotallenteista tai muiden Installa käytössä olevien järjestelmien lokitiedoista taikka muilta tapaukseen liittyviltä henkilöiltä.
Insta säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on ilmoituksen selvityksen kannalta tarpeellista, kuitenkin enintään viisi (5) vuotta ilmoituksen saapumisesta, ellei tietojen säilyttäminen kauemmin ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Ilmoituksen käsittelyn kannalta tarpeettomat henkilötiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä. Tietojen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Insta käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietojasi Instan puolesta sopimuksen ja Instan ohjeiden mukaisesti.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle niissä tapauksissa, joissa on tapahtunut tai epäillään tapahtuneen rikos.
Insta käsittelee henkilötietojasi EU/ETA-alueella. Osa Instan käyttämistä palveluntarjoajista käsittelee tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa noudatetaan EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia.
Rekisteröityjen oikeudet
Voit pyytää milloin tahansa Instalta käsiteltävät henkilötietosi. Oikeuttasi tutustua tietoihin voidaan kuitenkin rajoittaa ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa tiedoista ovat sellaisia, että ne jäävät tarkastusoikeuden ulkopuolelle, sinulla on oikeus saada muut sinua koskevat tiedot. Oikeuttasi tutustua tietoihin voidaan rajoittaa myös, mikäli rekisteröidyn pyynnön toteuttaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
Insta korjaa tai poistaa pyynnöstä mahdolliset puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta tai velvollisuutta.
Sinulla on oikeus vastustaa erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu Instan oikeutettuun etuun, ellei Installa ole käsittelyyn huomattavan tärkeä ja perusteltu syy tai käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Oikeuttasi käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelyyn liittyvästä epäkohdasta tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilla (www.tietosuoja.fi).
Päivitetty 24.5.2024
