Etelä-Suomen aluehallintovirasto on suurin kuudesta aluehallintovirastosta. Sen vastuualueeseen kuuluvat maakunnista Uusimaa, Kanta-Häme, Päijät-Häme, Etelä-Karjala ja Kymenlaakso. Toimialue on laaja ja siihen mahtuu erilaisia toimintaympäristöjä ja toimijoita. Monialaisena lupa- ja valvontaviranomaisena AVI:n vastuulla ovat muun muassa pelastustoimen valvonta, työsuojelu, sosiaali- ja terveysalan oikeudet ja luvat, ympäristöluvat ja opetusasiat. Kriisiaikana aluehallintovirasto on toimeenpanevana tahona hallituksen linjauksille, mikä on tullut Covid-19-kriisin myötä laajempaankin tietoisuuteen.
Varautumiseen liittyen aluehallintoviraston lakisääteisiä tehtäviä ovat valmiusharjoitusten ja alueellisten maanpuolustuskurssien järjestäminen sekä varautumisen yhteensovittaminen eri toimijoiden kesken. Toimijoita on paljon varsinkin Etelä-Suomessa. Varautumisen yhteensovittamisen välineenä toimii alueellinen valmiustoimikunta. Tämän kevään ja kesän kriisitilanteessa yhteistoiminta on ollut tiivistä. Alueellisesta valmiudesta vastaavat toimijat ja niiden keskeiset sidosryhmät ovat kokoontuneet säännöllisesti turvallisuus- ja valmiusfoorumina.
Etelä-Suomen aluehallintoviraston pelastustoimi ja varautuminen -vastuualueen apulaisjohtaja Esa-Pentti Lukkarisella on tuntumaa harjoitustoimintaan jo pidemmältä ajalta. ”Vielä 2000-luvun alkupuolella harjoitustoiminnassa varauduttiin poikkeusoloihin, minkä jälkeen siirryttiin pöydän ääressä toteutettaviin seminaareihin ja teemana olivat esimerkiksi luonnononnettomuudet ja sähkökatkot. Ukrainan kriisin myötä kuitenkin huomattiin jälleen, että tarvitaan enemmän harjoittelua keskustelun sijaan. Tuolloin ja nyt haasteena on, kuinka saada harjoituksesta toiminnallinen mutta säilyttää se silti ylätason harjoituksena, jossa ei mennä ihan käytännönläheisiin asioihin”, hän kertoo.
”Kun vuonna 2017 aloin vetää valmiusharjoituksia, tarvitsimme asiantuntijapalveluita sekä vuorovaikutteisuuteen tähtäävää harjoitusalustaa, jolla voitaisiin välittää harjoitustilanteita. Nämä molemmat päädyttiin hankkimaan Instalta.”
”Yhteinen taival Instan kanssa on sisältänyt paljon pohdintaa siitä, mitä harjoittelu on: ei pelkästään Trasim-harjoitusalustan käyttöä – sehän on vain tekninen apuväline. Harjoitteluun liittyy paljon muitakin ulottuvuuksia. Instalaiset ovat olleet hyviä sparraajia ja tuoneet asiantuntemusta. He ovat olleet paljon tekemisissä erilaisten organisaatioiden kanssa, ja sitä kautta on saatu erittäin hyviä näkökulmia ja on ollut mahdollista jakaa hyviä käytäntöjä eteenpäin.”
Hybridivaikuttaminen, informaatiovaikuttaminen ja kriisiviestintä toistuvina teemoina
Vuonna 2017 järjestettiin Etelä-Suomen sekä Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirastojen ja Panssariprikaatin yhteisponnistuksena HÄME17- ja PIRKKA17-harjoitukset. ”Yhtä laajoja ylätason harjoituksia ei oltu aiemmin toteutettu, ja 80 organisaation harjoituttaminen vaati yhteistyökumppanina ensimmäistä kertaa olleelta Instalta asiantuntijuutta, joustavuutta ja ongelmanratkaisukykyä”, pohtii Esa-Pentti Lukkarinen. ”Teemaksi otettiin hybridivaikuttaminen, ja myös informaatiovaikuttaminen sekä kriisiviestintä nostettiin esille. Harjoituksessa tehtiin hyviä havaintoja, ja harjoitustoimintamallia uudistettiin kokemusten pohjalta.”
Yhteistyö jatkui vuosina 2018 Etelä-Karjalan EKA18-harjoituksessa sekä 2019 Kymenlaakson KYMI19-harjoituksessa. Kuluvalle vuodelle oli suunnitteilla harjoitus Uusimaalle, mutta se siirtyi koronapandemian takia vuodelle 2021.
”Etelä-Karjalan harjoituksessa toimijoita oli vain yhdestä maakunnasta, jolloin harjoituksen tärkeintä tavoitetta pystyttiin tarkentamaan ja hiomaan syvällisemmäksi. Kaikilla mainituilla maakunnilla taas on vahva varautumisen perinne, jolloin eri toimijoiden kanssa on päästy helposti suoraan asiaan. Toisaalta hybridivaikuttaminen, kriisiviestintä ja informaatiovaikuttaminen ovat elementteinä pysyneet mukana joka kerta. Toimintamallia on hiottu paremmaksi koko ajan.”
Kehittyvä harjoitusprosessi
”Yhdessä Instan kanssa on käyty keskustelua siitä, miten harjoitusprosessia kannattaa kehittää ja viedä eteenpäin. Prosessi ei ole vieläkään valmis, eikä se ole selkeä tai yksiselitteinen vaan moniulotteinen kokonaisuus. Toimintamalli on kuitenkin hyvä: valmistelu ja toteuttaminen ovat johdonmukaisia. On saatu palautetta kentältä, että suunta on ollut hyvä.”
”Koronapandemiakriisin voi sanoa olleen koko ajan kuin valmiusharjoittelua. Useammalta taholta olemme saaneet palautetta, että kriisin aikana on toimittu, kuten on harjoiteltu. Toki ollaan myös havaittu, että jotakin pitää kehittää tai vastaan tulee asioita joita ei olla harjoiteltu, mutta erityisesti kuntien suunnalla ollaan oltu tyytyväisiä siihen, että tietyt asiat ovat olleet jo harjoituksissa esillä. Harjoitustoiminta elää ja aina on kehittämiskohteita. Elämme palautteesta, jotta voi aina mennä eteenpäin”, summaa Lukkarinen.
Elävöitettyihin harjoituksiin on helppo tempautua
Esa-Pentti Lukkarinen vertaa harjoitusta risteilyyn tai matkaan, johon kuuluvat tietyt vaiheet: ”Harjoituksen kulku etenee tietyn vuosikellon mukaan. Noin vuosi ennen harjoitusta siitä ilmoitetaan osallistujille. Toiminnallisen harjoituksen lähestyessä vuosikelloon kuuluu useita välivaiheita, ja käytännössä viimeinen puoli vuotta on tiivis aikajänne, jolloin muun muassa tehdään tehtäviä organisaatioissa. Ennakkotehtävien ja tilannekuvausten lisäksi seminaareissa saadaan asiantuntijaluennoilla taustatietoa aihepiireistä. Tilanne kehittyy tänä aikana vakavampaan suuntaan, normaalioloista kohti harjoitustilannetta. Mukana on eri organisaatioiden johtoryhmistä kymmeniä ihmisiä, jotka käyvät läpi harjoitukseen liittyviä asioita omissa yhteisöissään. Valmius kehittyy siinä samalla, matkalla kohti harjoitusvaihetta.”
”Instan Trasim-alustalla toteuttamat harjoitukset ovat elävöittäneet valmiusharjoituksia visuaalisuuden ja simuloinnin kautta. Harjoittelijoiden palautteen mukaan myös harjoitukseen on helppo tempautua ja eläytyä, kun materiaalit, esimerkiksi videot, valokuvat ja tilannekuvaukset ovat realistisia. Olemme viime aikoina pyrkineet lisäämään videota, kuten videoblogeja ja enemmän videomuodossa tuotettuja tilannekuvauksia. Esimerkkinä videon käytöstä ovat KYMI-harjoitusta varten tehdyt uutiskatsaukset, joita tullaan hyödyntämään myös alueellisilla maanpuolustuskursseilla. Alkuvuodesta 2020 tehtiin lisää videoita, ja ne tukevat toisiaan, joten niitä pystytään hyödyntämään elävöittämässä koulutusta ja harjoituksia.”
”Instan kanssa tavoitteeseen harjoitusten elävöittämisestä on päästy, ja uskon, että tämä on myös avannut monen silmiä sille, millaista hybridivaikuttaminen voi olla.”
Joustavuutta, luotettavuutta ja apua projektinhallinnassa
”Yhteistyöstä Instan kanssa minulla on pelkkää positiivista sanottavaa. Henkilöitä on jonkin verran vaihtunut, mutta tekemässä on dynaaminen, joustava ja asiantunteva porukka. Arvostan instalaisten asennetta ja joustavuutta, vaikka kyseessä onkin suuri yhtiö. Heillä on hyvä tapa tehdä töitä. Turvallisuuden tunne ja luottamus ovat tärkeitä asioita yhteistyössä. Luottamus on kaiken a ja o ja se pitää ansaita.”
”Harjoituksissa aikajänne on tiukka, ja olen yllättynyt siitä, miten nopeasti hektisessäkin tilanteessa olen saanut apua ja miten hyvin yhteydenpito on toiminut. Instalaiset ovat selkeästi priorisoineet harjoituksemme, ja ovat jopa huolehtineet asioiden etenemisestä ja tarvittaessa ottaneet vastuuta projektin etenemisestä ja osittain myös projektin vetämisestä. Me Etelä-Suomen aluehallintavirastossa olemme johtaneet toimintaa ja tuoneet siihen omaa asiantuntemustamme, mutta Instalta on tullut paitsi tilaamamme tuote myös ihmisiä pitämään huolta siitä, että homma todella onnistuu ja aikataulut pitävät.”
”Haasteena harjoitustoiminnassa on se, kuinka teknologian hyödyntäminen olisi auttava, ei hidastava tekijä. Koska harjoitusalusta on myös dokumentaation jakamis- ja säilytysalusta, sen toimittajan tunnettuutta turvallisuustoimijoiden keskuudessa arvostetaan.”
”Kotimainen toimija palvelee myös kansallista varautumista. Organisaatioiden turvallisuudesta ja jatkuvuudenhallinnasta puhuttaessa pitää olla entistä tarkempi tiedon sensitiivisyyden kanssa. Koronapandemiatilanne on saanut toimijat havaitsemaan, että kyseessä on tärkeää tietoa, joka pitäisi säilyttää rajatun joukon tiedossa. Yhteiskunnan varautumista myös tarkkaillaan – sitä miten selviydytään viranomaisina ja yhteiskuntana. Harjoituksissa kyse on juuri siitä, miten toimimme häiriötilanteissa, ja se vaatii luottamusta. Insta on ollut sen arvoinen.”
"Yhteistyöstä Instan kanssa minulla on pelkkää positiivista sanottavaa. Henkilöitä on jonkin verran vaihtunut, mutta tekemässä on dynaaminen, joustava ja asiantunteva porukka. Arvostan instalaisten asennetta ja joustavuutta, vaikka kyseessä onkin suuri yhtiö."
-Esa-Pentti Lukkarinen, Etelä-Suomen aluehallintovirasto
